Come organizzare una giornata di lavoro con i figli a casa

A cura di Paola Tursi

Come organizzare una giornata di lavoro in questo periodo così complicato, in cui tutta la nostra vita scorre online? Dal lavoro alla socialità, dalle informazioni allo svago, siamo collegati quasi 24 ore al giorno e per tutta la settimana. Sabato e domenica compresi.

Da un lato siamo molto fortunati: sarebbe faticosissimo rimanere chiusi in casa senza neanche la possibilità di affacciarsi sul mondo in tempo reale. È chiaro, però, che questa meravigliosa opportunità nasconde al tempo stesso una grandissima insidia. Per i grandi e anche per i più piccoli.

Le cose si complicano ancora di più se gli adulti di casa devono lavorare e stare dietro ai figli, senza poter contare sull’aiuto di nessuno.

Genitori perennemente in conference call, figli che studiano in e-learning, compiti che arrivano nelle chat delle mamme e i nonni, che hanno imparato a fare le videochiamate su WhatsApp, si fanno sentire a tutte le ore. Aiuto!

Il prossimo periodo ci vedrà ancora chiusi in casa. Diventa quindi necessario riorganizzare le giornate di lavoro per tirare un po’ il fiato e riuscire ad avere una vita anche fuori dal web.

I genitori vorranno riuscire a lavorare in modo concentrato per qualche ora evitando però di parcheggiare i figli davanti ai dispositivi dalla mattina alla sera, senza controllo.

Vediamo quali soluzioni si possono adottare, per organizzare una giornata di lavoro produttiva.

Come organizzare una giornata di lavoro: preparare lo spazio domestico per lavorare concentrati

Bisogna prima di tutto fare pace col fatto che in una situazione simile essere efficienti e produttivi come in ufficio è molto difficile. Stiamo vivendo una situazione senza precedenti.

Se la casa non era già stata predisposta per accogliere il lavoro e lo studio di più familiari contemporaneamente, vale la pena essere un po’ tolleranti con se stessi e accettare che le cose possano non essere completamente sotto controllo.

Tuttavia, per non subire questa situazione anche nelle prossime settimane, si può ripensare la casa e spostare temporaneamente i mobili in modo da creare delle postazioni di lavoro in cui riuscire a concentrarsi. L’ideale sarebbe creare degli angoli di lavoro/studio per tutti i familiari, in modo che tutti abbiano la propria privacy.

Se questo non fosse possibile perché il tavolo di lavoro è unico per tutti, si può creare almeno una stanza per le conference call così che chi sta al telefono possa parlare liberamente e le altre persone non siano disturbate dalla telefonata.

Tecniche di gestione del tempo condivise per organizzare la giornata

Quando si condivide lo spazio di lavoro e di studio bisogna anche fare attenzione a non parlare sempre deconcentrando gli altri. Vale per i genitori che parlano tra di loro, ma vale anche per i figli che fanno i compiti e fanno domande sugli esercizi.

Come si fa a garantire la concentrazione di tutti e anche dare lo spazio ai chiarimenti?

C’è una tecnica di gestione del tempo che si chiama la “Tecnica del Pomodoro” che potrebbe essere applicata collettivamente. La “Tecnica del Pomodoro” dice che bisogna impostare un timer per 25 minuti, disattivare tutte le fonti di distrazione (ad esempio spegnere i telefoni e le notifiche) e durante questo tempo dedicarsi a una sola attività alla volta.

Terminati i 25 minuti, se ne fanno 5 di pausa (vera pausa: alzarsi e sgranchirsi le gambe, non smanettare sullo smartphone!) e poi riprendere con altri 25 minuti di timer.

Il principio di questa tecnica diventa molto utile se ci sono delle attività che richiedono la massima concentrazione. Stabilire con i familiari di entrare “nel Pomodoro” vuol dire che tutti si applicano per rimanere focalizzati su quell’unica attività che stanno facendo senza disturbare gli altri.

Al termine del Pomodoro si fanno insieme i 5 minuti di pausa e i 25 minuti successivi possono essere dedicati alle domande e ai chiarimenti. Se 25 minuti sono troppi, per iniziare si può partire anche con 15 minuti. Se non ci sono distrazioni intorno si possono completare tante attività anche in un quarto d’ora. Provare per credere!

Lavorare a turno

Chi ha figli piccoli sa già che rimanere al computer senza costanti interruzioni è praticamente impossibile. Se entrambi i genitori cercano di lavorare contemporaneamente, saranno distratti, entrambi, dalle richieste della prole. La tentazione è quella di metterli davanti a uno schermo e recuperarli nel tardo pomeriggio per avere qualche ora di pace lavorativa.

Naturalmente la soluzione più facile è molto rischiosa. In pochi giorni i bambini si abituerebbero alla nuova consuetudine e sarà sempre più difficile staccarli dai dispositivi.

Spiegare loro che la situazione attuale è speciale e che le deroghe valgono solo in questo momento potrebbe non bastare. Purtroppo, smartphone, tablet e pc sono studiati proprio per catturare la nostra attenzione e darci la sensazione di non poterne più fare a meno.

Meglio mettersi l’anima in pace e dividersi i turni per organizzare la giornata di lavoro.

A seconda del tipo di lavoro che ciascuno svolge, è possibile provare a impostare un piano quotidiano di massima: un genitore lavora e l’altro si occupa dei piccoli con attività il più possibile manuali.

Coinvolgere i figli nell’attività domestica, ad esempio, è un ottimo modo di tenerli occupati e anche di renderli autonomi. Cucinare, impastare, mettere a posto, curare le piante possono essere degli ottimi passatempi, soprattutto se sono resi divertenti con dei giochi.

Ritagliarsi momenti smartphone free

Anche la nostra socialità ormai passa dal web: aperitivi online, cene da remoto, pranzi di Pasqua con parenti più o meno tecnologici. Tra “tu mi senti” e “io non ti vedo”, fare una conversazione fluida sembra impossibile. Anzi, anche socializzare è diventato quasi un lavoro, tanto che sembra di essere sempre in riunione.

Diventano quindi sempre più necessari dei momenti smartphone-free (o in generale connessione-free) che ci diano la libertà di conversare anche con i familiari che abbiamo sotto lo stesso tetto. Questa situazione, per quanto faticosa e surreale, ci regala la possibilità di passare del tempo con la famiglia. Tempo, che fino a qualche settimana fa sembrava non bastare mai.

Quindi scegliete tutti insieme dei momenti di condivisione in cui lo smartphone o gli altri dispositivi non sono ammessi. Ad esempio durante i pasti.

È molto diverso organizzare la giornata e iniziare socializzando che sedere allo stesso tavolo con qualcuno che fa colazione con la testa immersa nelle email.

Distinguere i momenti di socialità da quelli del lavoro senza sovrapporli è cruciale. È anche un modo di definire chiaramente i tempi del lavoro e separarli dal tempo per il relax e per le relazioni.

Questo periodo ci sta mettendo a dura prova e sarebbe molto più semplice cedere a tutte le tentazioni che la tecnologia ci offre. Ma con un po’ di creatività, di organizzazione e flessibilità possiamo mettere in piedi sistemi efficaci per rendere le nostre giornate proficue e piacevoli!

Se vuoi approfondire i temi legati all’organizzazione personale puoi seguire Paola Tursi, consulente di organizzazione personale, sul blog di Organizzatessen.